Gutes Briefing schreiben in 3 Schritten (mit Vorlage)

Die ultimative Anleitung für dein Briefing

Was bedeutet der Begriff Briefing?

Es gibt verschiedene Arten von Briefings. Vielleicht hast du schon von Content Briefing, Design Briefing, kreatives Briefing oder vom operativen Briefing gehört? Du kannst die Begriffe eigentlich gleich wieder vergessen, schließlich willst du kein Marketing-Experte werden, sondern du willst einfach nur wissen, wie ein perfektes Briefing für deine externen Dienstleister aussieht. Und darum kümmern wir uns jetzt: Um das perfekte Briefing für dich und deine Textprojekte, das deine tägliche Arbeit mit deiner Texterin oder deinem Texter erleichtert. 

Mit einem detaillierten Briefing stellst du sicher, dass dein Texter oder deine Texterin alle nötigen Informationen und klare Anweisungen erhält. So wissen beide Seiten, was zu tun ist und im besten Fall sind am Ende alle zufrieden. Dein schriftliches Briefing mit allen relevanten Informationen dient als Wegweiser, damit deine externen Dienstleister wissen, was das Ziel ist und wie es erreicht werden kann.

Schritt 1: Die Grundlagen eines guten Briefings

Das Erstellen eines schriftlichen Briefings, das alle wesentlichen Informationen umfasst, ist der Schlüssel, um dein Textprojekt erfolgreich zu starten. Es dient als klare Anweisung für alle Beteiligten und zeigt auf, was zu tun ist. Ein erfahrener Texter wird immer darauf bestehen, ein ausführliches Briefing zu erhalten, das alle wichtigen Aspekte abdeckt. Er wird nachhaken, offene Fragen klären und dir vielleicht sogar eigene, interne Briefings vorschlagen, um die benötigten Informationen von dir zu bekommen. Es ist wichtig, dass du selbst verstehst, was in dein  eigenes Briefing für dein Textprojekt gehört. Im ersten Schritt konzentrieren wir uns auf vier wesentliche Punkte:

1. Ziele festlegen: Bestimme die konkreten Ziele deines Projekts. Überlege genau, was du erreichen möchtest. Klare Ziele geben die Richtung vor.
2. Buyer Persona verstehen: Kenne deine Zielgruppe genau. Am besten so, wie einen guten Freund, dem du ein Geschenk machen möchtest.  Die genaue Kenntnis der Vorlieben und Bedürfnisse deiner Buyer Persona ist entscheidend.
3. Zielgruppe definieren: Die Bestimmung deiner Zielgruppe hilft dir, den Fokus zu wahren. Es ist essentiell zu wissen, wer von deinem Projekt profitieren soll.
4. Klare Kommunikation: Sorge für eindeutige Anweisungen, damit dein Texter oder deine Texterin genau versteht, was erwartet wird. Dies verhindert Missverständnisse und fördert eine effektive Zusammenarbeit.

Mit deinem Briefing, das diese Punkte berücksichtigt, schaffst du eine solide Grundlage für dein Projekt. Dein Briefing ist ein zentrales Werkzeug, das klare Ziele setzt, für eindeutige Kommunikation sorgt und eine erfolgreiche Zusammenarbeit unterstützt. Falls dir das alles noch zu abstrakt erscheint, folgt jetzt ein anschauliches Praxisbeispiel: Paul, der Versicherungsmakler und sein Vorhaben, einen neuen Blogbeitrag schreiben zu lassen.

Beispielfall: Der selbstständige Versicherungsmakler Paul will einen neuen Blogbeitrag schreiben lassen

Versicherungsmakler Paul plant einen Blogbeitrag zu Versicherungen für Berufsanfänger. Dazu muss er ein Briefing schreiben. Er legt die oben vorgestellten vier Schritte für sein effektives Briefing fest: Zieldefinition, Verständnis der Buyer Persona, Bestimmung der Zielgruppe und klare Kommunikation.

1. Ziele: Der Artikel soll Berufsanfänger über essentielle Versicherungen wie Haftpflicht-, Berufsunfähigkeits- und Krankenversicherung informieren, deren Bedeutung erklären und zur frühzeitigen Absicherung motivieren.
2. Buyers Persona: Max, 22, frischer Hochschulabsolvent und neu im Berufsleben, benötigt grundlegende Infos zu relevanten Versicherungen.
3. Zielgruppe: Berufseinsteiger zwischen 20 und 30 Jahren, die sich noch nicht mit Versicherungen beschäftigt haben.
4. Kommunikation: Der Beitrag wird klar und einfach formuliert, unterstützt durch Grafiken und Beispiele, um Versicherungsthemen zugänglich zu machen.

Eine strukturierte Blogbeitrags-Vorlage mit Abschnitten wie "Versicherungsgrundlagen", "Warum Versicherungen wichtig sind" und "Tipps für Berufsanfänger" hilft Paul, die Kernbotschaften effektiv zu vermitteln und die Erwartungen klar zu definieren. Er fügt diese Infos schonmal als Notiz mit in das Briefing ein und geht dann zum nächsten Schritt über.

Schritt 2: Die wichtigsten Informationen sammeln

Im zweiten Schritt fokussiert sich Paul darauf, die essentiellen Informationen für sein Briefing zu sammeln. Ziel ist es, den zukünftigen Blogbeitrag präzise auf die Bedürfnisse der Berufsanfänger auszurichten. Er bemüht sich, die Informationen so aufzubereiten, sodass sowohl er als auch der Texter exakt wissen, was zu tun ist.

• Paul legt spezifische Projektziele fest.  Sein Artikel soll Berufsanfänger über Haftpflicht-, Berufsunfähigkeits- und Krankenversicherungen aufklären und ihnen den Wert frühzeitiger Versicherungen verdeutlichen.
• Die genaue Definition der Zielgruppe – Berufseinsteiger zwischen 20 und 30 Jahren – ermöglicht es, den Beitrag maßgeschneidert zu gestalten, um deren Sprache zu sprechen und gezielt auf ihre Herausforderungen einzugehen. Mit einem zugänglichen Tone of Voice strebt Paul danach, dass sich Leser wie Max angesprochen und unterstützt fühlen, indem komplexe Versicherungsthemen einfach und verständlich erklärt werden.

Für das Corporate Design plant Paul, den Artikel mit ansprechenden Grafiken und interaktiven Elementen zu bereichern, die das Website-Design ergänzen und die Inhalte aufwerten. Als Content Briefing beinhaltet Pauls Plan sowohl inhaltliche als auch gestalterische und technische Aspekte, um eine umfassende und ansprechende Darstellung zu gewährleisten.

Durch das Erstellen einer detaillierten Liste mit allen wichtigen Informationen stellt Paul sicher, dass das Briefing klar und verständlich ist. So wird gewährleistet, dass der Texter Pauls Vision präzise umsetzt und ein zufriedenstellendes Ergebnis für beide Parteien erzielt wird.

Schritt 3: Die Vorlage erstellen und anpassen

Paul ist nun bereit, die Briefing Vorlage zu finalisieren, die als Basis für alle seine Projekte dienen wird. Diese Vorlage ist entscheidend, um jeden Schritt von Anfang bis Ende zu vereinfachen und die Vollständigkeit des Briefings zu garantieren.

Aufbau der Vorlage:

1. Projektbeschreibung: Kurzer Überblick über das Projekt und seine Ziele.

2. Buyer Persona: Ausführliche Darstellung der Zielgruppe.

3. Zielgruppe: Generelle Infos über die Adressaten.

4. Projektziele: Die angestrebten Ergebnisse des Projekts.

5. Tone of Voice: Der gewünschte Kommunikationsstil.

7. Inhaltsanforderungen: Wichtige Themen und Botschaften.

8. Format und Struktur: Layout-Vorgaben für den Text.

9. Grafiken und visuelle Elemente: Anforderungen an ergänzende Medien.

10. Deadline : Zeirrahmen.

Paul passt die Briefing-Vorlage je nach Projektart an, sei es für Content-, Design- oder kreatives Briefing. Für den Blog über Versicherungen für Berufsanfänger legt er besonderen Fokus auf den Aspekt der Inhaltsanforderung, um sicherzugehen, dass der Artikel alle relevanten Informationen beinhaltet. Bei einer neuen Website steht das Corporate Design im Vordergrund.

Diese anpassbare Vorlage ermöglicht es Paul, präzise, klare Briefings zu erstellen, die sowohl ihn als auch seine externe Texterin zum Ziel führen. Und so sieht Pauls Briefing für das Textbüro nun aus:

Briefing für Blogbeitrag: "Versicherungen für Berufsanfänger – Was du wissen musst"

Projektbeschreibung:

Ziel dieses Blogbeitrags ist es, Berufsanfänger wie Max darüber aufzuklären, welche Versicherungen für sie essentiell sind und warum frühzeitiger Versicherungsschutz wichtig ist. Der Beitrag soll die Leser motivieren, sich aktiv mit dem Thema auseinanderzusetzen und die Grundlagen für eine abgesicherte Zukunft zu legen.

Buyer Persona:

• Name: Max
• Alter: 22 Jahre
• Beruf: Frischgebackener Marketing-Absolvent, beginnt seine erste Vollzeitstelle
• Kenntnisstand über Versicherungen: Gering; unsicher, welche Versicherungen benötigt werden
• Bedürfnisse: Klarheit über notwendige Versicherungen, einfache Erklärungen, praktische Tipps für den Einstieg

Zielgruppe:

Berufsanfänger zwischen 20 und 30 Jahren, die gerade ihren Einstieg ins Berufsleben beginnen und wenig bis keine Erfahrung mit Versicherungen haben. Sie suchen nach einem verständlichen Einstieg in das Thema, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Projektziele:

• Aufklärung über die Notwendigkeit von Haftpflicht-, Berufsunfähigkeits- und Krankenversicherung
• Vermittlung des Wissens auf eine einfache, verständliche Weise, die dem Kenntnisstand der Zielgruppe entspricht
• Motivation der Leser, sich proaktiv mit dem Thema Versicherung auseinanderzusetzen und die ersten Schritte zu unternehmen

Tone of Voice:

Der Ton sollte freundlich, unterstützend und ermutigend sein. Wir sprechen die Leser direkt mit "du" an, um eine persönliche Verbindung aufzubauen. Komplexe Themen werden in einfacher, klarer Sprache erklärt, ohne Fachjargon, um die Zugänglichkeit und das Verständnis zu maximieren.

Inhaltsanforderungen:

• Einleitung: Kurze Erläuterung, warum Versicherungen für Berufsanfänger wichtig sind, mit Bezug auf alltägliche Risiken und die Vorteile eines frühzeitigen Versicherungsschutzes.
• Abschnitt über Haftpflichtversicherung: Erläuterung, warum sie unverzichtbar ist, inklusive Beispielen für Schadensfälle.
• Abschnitt über Berufsunfähigkeitsversicherung: Informationen darüber, wie sie Berufsanfänger absichert, mit Hinweisen auf Statistiken und mögliche finanzielle Folgen einer Berufsunfähigkeit.
• Abschnitt über Krankenversicherung: Grundlagen und Entscheidungshilfen, inklusive der Unterschiede zwischen gesetzlicher und privater Krankenversicherung.
• Abschluss: Handlungsaufforderungen und praktische Tipps für den Einstieg in die Versicherungswelt, mit Betonung auf die nächsten Schritte und Ressourcen für weitere Informationen.

Format und Struktur:

Der Beitrag soll eine übersichtliche Gliederung mit klaren Zwischenüberschriften bieten. Kurze Absätze und die Hervorhebung wichtiger Informationen durch Fettdruck oder Listen erleichtern das Lesen und helfen, die Kernpunkte schnell zu erfassen.

Grafiken und visuelle Elemente:

• Infografik: "Welche Versicherung brauche ich wirklich?" – Eine visuelle Darstellung der wichtigsten Versicherungen für Berufsanfänger, inklusive kurzer Erläuterungen zu jedem Versicherungstyp. (siehe Anlage)
• Checkliste: "Deine ersten Schritte in die Versicherungswelt" – Eine praktische Liste mit den ersten Schritten, die Berufsanfänger unternehmen sollten, inklusive Tipps, worauf bei der Auswahl von Versicherungen zu achten ist. (siehe Anlage)

Umfang, Deadline und Budget:

• mind. XX Worte
• Veröffentlichungsdatum: 15.03.
• Budget für den Auftrag: XX Euro

Effektive Kommunikationsstrategien

Super, das Briefing ist also fertig und damit ist das meiste erledigt. Nun musst du nur noch mit deiner Texterin sprechen. Denn, ja, auch wenn du viele Details ins Briefing geschrieben hast, kann sie trotzdem noch Fragen haben.

Um die Bedeutung einer effektiven Kommunikationsstrategie zu unterstreichen, nehmen wir weiterhin Pauls Projekt als Beispiel. Also, springen wir zurück zu Paul und seinem Briefing für den Blogbeitrag.

Nachdem Paul sein Briefing für den Blogbeitrag über Versicherungen für Berufsanfänger fertiggestellt hat, legt er großen Wert darauf, eine offene und klare Kommunikationslinie mit seinem Texter zu etablieren. Dies ist entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass das Projekt reibungslos voranschreitet. Schließlich soll nicht nur der erste Text gut werden, sondern alle weiteren Texte, für die er die Briefings nach seiner neuen Mustervorlage erstellt hat auch. Und so geht Paul vor:

• Paul erklärt in einem persönlichen Gespräch nicht nur, was er erreichen möchte, sondern auch, warum dies wichtig ist. Er teilt Hintergrundinformationen über seine Buyers Persona und die Zielgruppe, damit die Texterin die Perspektive der Berufsanfänger vollständig verstehen kann.
• Paul betont, dass Fragen willkommen sind und ermutigt die Texterin, jederzeit Unklarheiten anzusprechen. Dies baut eine Atmosphäre des Vertrauens auf und fördert eine produktive Zusammenarbeit.
• Paul ist präzise in seinen Anforderungen, gibt klare Deadlines für jeden einzelnen Text vor und definiert genau, welche Ergebnisse er sich vorstellt. Dies hilft der Texterin, die Prioritäten richtig zu setzen, ausreichend Zeit für die Bearbeitung einzuplanen und effizient zu arbeiten.
• Paul und sein Texterin vereinbaren wöchentliche Check-Ins, um den Fortschritt zu besprechen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Diese regelmäßigen Treffen stellen sicher, dass beide auf dem gleichen Stand sind und das Projekt auf Kurs bleibt.

Durch die Umsetzung dieser Strategien schafft Paul eine starke Grundlage für effektives Briefing und Zusammenarbeit. Die klare Kommunikation und das gemeinsame Verständnis zwischen ihm und seiner Texterin sind entscheidend für den Erfolg des Blogs und tragen maßgeblich dazu bei, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Best Practices und wie du häufige Fehler vermeidest -  ein kurzer Überblick

Für den Erfolg deines Projekts ist eine gründliche Vorbereitung alles. Nimm dir die Zeit, wie Paul, um alle Details deines Vorhabens sorgfältig zu planen und bemühe dich, das "perfekte Briefing" zu schreiben.  Berücksichtigst du die genannten wichtigsten Punkte im Briefing, schaffst du eine solide Basis und stellst sicher, dass du und deine Texterin ein gemeinsames Verständnis des Auftrags entwickeln. Damit bereitest du ein erfolgreiches Projekt solide vor.

Klare Kommunikation und Feedback

• Deine Anforderungen und Ziele müssen klar kommuniziert werden. Dies gewährleistet, dass auch deine kreativen Anforderungen verstanden werden und das Endprodukt deinen Vorstellungen entspricht.
• Regelmäßiges Feedback hilft dabei, den Prozess anzupassen und zu verbessern. Dynamik ist ein Zeichen für gute Zusammenarbeit.
• Sei offen für Änderungen und neue Inhalte, die du selbst auf den ersten Blick nicht hattest. Nicht alles lässt sich von Anfang an planen, es gelingt erfahrungsgemäß nicht immer, alle nötigen Informationen in ein perfektes Briefing einfließen zu lassen.
• Es hat sich bewährt, zumindest bei Projektstart eine kurze Einweisung in die wichtigsten Bestandteile des Briefings vorzunehmen. Dabei fließen oft wertvolle Informationen hin und her, die dafür sorgen, dass du und deine Texterin den gleichen Kenntnisstand haben.
• Im Endeffekt führt der persönliche Austausch zu besseren Ergebnissen.
• Plane ausreichend Zeit für die Bearbeitung durch deinen externen Dienstleister ein. Texten ist kreative Arbeit, die etwas Zeit braucht - wie die Herstellung eines guten Möbelstücks. Auch, wenn eine konkrete Aufgabenstellung durch dein schriftliches Briefing vorliegt, ist es zu guter Letzt die intensive Arbeit erfahrener Texter, die deine gute Idee für einen Blogbeitrag zu einem guten Text mit Reichweite macht.

Lerne aus jedem Projekt

Jedes Projekt bietet die Chance, etwas Neues zu lernen. Nutze die Erfahrungen aus vorherigen Briefings, um deine Herangehensweise kontinuierlich zu verbessern. Was bei Pauls erstem Blogbeitrag gut funktioniert hat, dient ihm als Inspiration und kommt seinem nächsten kreativen Briefing zugute.

Passe deine Briefing-Vorlage dem Zweck an

Eine Briefing-Vorlage ist ein unverzichtbares Werkzeug im Content-Marketing. Das operative Briefing hilft dir, den Prozess zu standardisieren und sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen fehlen. Was beim Briefing schreiben wichtig ist, ist vor allem die Vollständigkeit. Überlege, dir, was deine tägliche Arbeit mit Texten wirkliche erfordert. Ein Content-Briefing muss Elemente wie Tone of Voice enthalten und wenn eine neue Website angelegt wird, ist das Corporate Design im Design Briefing wichtig.

Fazit: Der Schlüssel zu erfolgreichen Projekten

Ein gut durchdachtes Briefing bildet das Fundament für jedes erfolgreiche Projekt. Es sorgt für Klarheit, fördert die Zusammenarbeit und minimiert Missverständnisse. Mit jeder neuen Briefing-Erfahrung wirst du effizienter und effektiver. Jetzt bist du bestens ausgestattet, um dein nächstes Projekt mit einem klaren und präzisen Briefing zu beginnen. Lade dir die kostenlose Briefing-Vorlage gleich herunter und starte im besten Fall schon heute damit, das neue Projekt durch ein vollständiges Briefing optimal vorzubereiten. Gute Vorbereitung mit meiner einfachen Vorlage bringt dir mit Sicherheit bessere Ergebnisse.